Politique de confidentialité

POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le respect de la vie privée de nos patients, nos médecins et nos employés sont de la plus haute importance pour Humana Groupe Santé*.

La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment Humana Groupe Santé recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.

Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.

La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone, par courriel ou via notre site Web.

En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.

À PROPOS DE NOUS

Voici nos informations d’identification complètes :
Humana Groupe Santé
5345 Boulevard Assomption, RC-60, 340-360, Montréal, QC H1T 4B3

N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Responsable : Anick Dubois
‍‍ Par courriel : info@humanagroupesante.ca (à l’attention d’Anick Dubois, Responsable de la protection des renseignements personnels)
‍ Par la poste : 5345 Boulevard Assomption, RC-60, 340-360, Montréal, QC H1T 4B

Au sein d’Humana Groupe Santé nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :

Sous l’autorité des exploitants de la clinique, l’adjoint administratif veille à ce que les règles propres à la protection des renseignements personnels soient instaurées dans la clinique et qu’elles soient comprises par l’ensemble du personnel.

Nous sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels à bien comprendre l’importance de protéger les renseignements personnels, notamment grâce aux informations que donnent le Collège des médecins du Québec, la Commission d’accès à l’information du Québec et certaines associations médicales.

DÉFINITIONS IMPORTANTES

Dans la Politique, on entend par :

« Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

« Incident de confidentialité »

L’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel;
L’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
La communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou
La perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement

COMMENT ALLONS-NOUS TRAITER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Comment vos renseignements personnels sont-ils collectés?

Principalement à l’aide des formulaires d’inscription de la RAMQ, de nos dossiers médicaux électroniques, du guichet d’accès à un médecin de famille, du guichet d’accès populationnel, du dossier Santé Québec, de Logibec pour les renseignements en provenance des établissements et par téléphone.

Pour notre personnel : Les informations sont collectées à l’embauche par téléphone, par courriel ou en personne par le département des ressources humaines.

Pour notre équipe médicale : Les renseignements sont recueillis au moment de la signature du contrat, par le biais d'une fiche d'identification transmise par courriel ou en personne par la direction ou le département des finances.

Quels renseignements personnels sont collectés?

Vos coordonnées personnelles, tels que nom, prénom, date de naissance, numéro d’assurance maladie, sexe, adresse postale et courriel, numéro de téléphone, renseignements de santé et coordonnées de pharmacie.

Pour notre personnel et notre équipe médicale : Vos coordonnées personnelles et vos renseignements nécessaires en vertu des lois du travail et fiscales

De quelle façon vos renseignements personnels sont-ils collectés?

Directement auprès de vous, auprès du guichet d’accès à un médecin de de famille, auprès du guichet d’accès populationnel, auprès du dossier Santé Québec, de la RAMQ et auprès des établissements de santé du réseau.

Pour quelle raison vos renseignements sont-ils collectés?

Afin de vous rendre des services de santé.
Pour notre personnel et notre équipe médicale : Afin de pouvoir vous recruter, vous embaucher et vous rémunérer.
Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels?
Nous ne pourrons pas vous rendre de services de santé.
Pour notre personnel : Nous ne pourrons pas vous embaucher.
Pour notre équipe médicale : Notre collaboration ne sera pas possible en l'absence d'un contrat.

Si nécessaire, nous pourrions avoir à partager vos renseignements personnels avec des tiers, tels que les établissements de santé du réseau et la RAMQ. Voici de quelle façon nous procéderons.

Via nos dossiers médicaux électroniques, dossier Santé Québec, Logibec, nos agences de facturation.

Pour notre personnel : Selon les moyens que prévoient les règles des instances gouvernementales.

Qui peut avoir accès à vos renseignements personnels?

Les médecins, les professionnels de la santé provenant du CISSS, les professionnels de la santé consultants, les infirmières, les secrétaires, tous strictement dans l’exécution de leurs fonctions propres.

Nos collaborateurs, entrepreneurs, conseillers, agents, prestataires de services, ainsi que toute autres parties tierces de confiance, qui requièrent ces informations afin de nous soutenir dans la gestion de notre site web, dans la réalisation et la protection de nos activités commerciales, ou dans la prestation de services à votre égard. Il est impératif que ces Partenaires de services aient préalablement souscrit par écrit à l'engagement de maintenir la confidentialité de vos informations personnelles, conformément aux lois en vigueur et à notre programme de gestion de l'information.

Pour notre personnel et notre équipe médicale : L’équipe de gestion de la clinique médicale et les personnes chargées des ressources humaines et de la comptabilité, strictement dans l’exécution de leurs fonctions.

Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels?

Tant que durera la relation médecin – patient, selon les règles édictées par la Loi et par le Collège des médecins du Québec

Pour notre personnel et notre équipe médicale : Tant que durera le lien d’emploi et/ou le lien d’affaires et selon les lois et règlements en vigueur pour la gestion des ressources humaines au sein d’une entreprise.

Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels?

Que surviennent des incidents de confidentialité (voir la définition ci-haut).

De quelle façon allons-nous conserver vos renseignements personnels?

Nous conservons vos renseignements personnels dans le système de dossier médical électronique de notre fournisseur, lequel est approuvé par le ministère de la santé et des Services sociaux.

Pour notre personnel et notre équipe médicale : Nous conservons dans nos systèmes électroniques de gestion de personnel et de fournisseurs de services de paie et le département des finances.

MESURES DE SÉCURITÉ ET RISQUES INHÉRENTS

Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.

COMMENT ET SOUS QUELLES CONDITIONS ALLONS-NOUS COMMUNIQUER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À DES FINS DE SÉCURITÉ PUBLIQUE OU DE POURSUITE DES INFRACTIONS

En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves

Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.

Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.

Forces de l’ordre

Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.

Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants:

1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne;

2° nous agissions en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.

VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS TRANSFÉRÉS À L’EXTÉRIEUR DU QUÉBEC?

Nous pouvons transférer vos renseignements personnels à des prestataires de services auxquels nous faisons appel dans le cadre de nos opérations. Il se pourrait donc que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec, par exemple dans l’infonuagique pour assurer la redondance des données, c’est-à-dire pour assurer leur intégrité.

QUELS SONT VOS DROITS À L’ÉGARD DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :

Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.

Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.

Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus. Le cas échéant, nous ne pourrons plus vous rendre de services de santé, ni vous garder à notre emploi si vous êtes un de nos employés.

Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.

Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : Pour les citoyens | Commission d'accès à l'information du Québec (gouv.qc.ca)

Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.

COMMENT UTILISONS-NOUS LES TÉMOINS DE NAVIGATION?

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous ne collectons pas vos renseignements personnels.

PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels collectés par le site ne sont transmis à aucun tiers et ne sont traités que par nous.

DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le responsable du traitement des renseignements personnels conservera dans ses systèmes informatiques du site et dans des conditions raisonnables de sécurité l'ensemble des renseignements personnels collectés pour une durée de : 7 jours.

HÉBERGEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Notre site est hébergé par : CPU informatique, dont le siège est situé à l'adresse ci-après :
4803 Rue Molson, Montréal, QC H1Y 2C3
L'hébergeur peut être contacté au numéro de téléphone suivant : (418) 681-6974.
Les renseignements que nous collectons et traitons sont exclusivement hébergés et traités au Canada.

SÉCURITÉ DU SITE

Les informations personnelles que nous collectons sont conservées dans un environnement sécurisé.

Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations.

Pour assurer la sécurité de vos informations personnelles, nous avons recours aux mesures suivantes

• Protocole SSL (Secure Sockets Layer)
• Protocole SET (Secure Electronic Transaction)
• Gestion des accès - personne autorisée
• Gestion des accès - personne concernée
• Logiciel de surveillance du réseau
• Autre(s) :
Certificat SSL provenant de https://letsencrypt.org/

Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d'assurer la confidentialité de vos transactions. Toutefois, comme aucun mécanisme n'offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsqu'on utilise Internet pour transmettre des informations personnelles.

LABEL : Nos engagements en matière de protection des informations personnelles répondent aux exigences du ou des programme(s) suivants :  https://letsencrypt.org/

SITES DE TIERS

Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.

Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.

DÉCISIONS ENTIÈREMENT AUTOMATISÉES

Nous n’avons recours à aucune technologie qui prend des décisions de manière automatisée sur base de renseignements personnels.

TECHNOLOGIES D’IDENTIFICATION, DE PROFILAGE, OU LOCALISATION

Nous n’utilisons aucune technologie qui utilise des renseignements personnels à des fins d’identification, de profilage ou de localisation.

DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels sont détruits selon les règles prévues par la réglementation édictée par le Collège des médecins du Québec, par les lois applicables au Québec quant à la gestion des ressources humaines et par les lois applicables au Québec pour la protection des renseignements personnels.

COMMENT METTONS-NOUS À JOUR LA PRÉSENTE POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Nous nous réservons le droit de la modifier afin de garantir sa conformité avec le droit en vigueur.
Par conséquent, vous êtes invité(e) à venir consulter régulièrement cette politique de confidentialité afin de vous tenir informé(e) des derniers changements qui lui seront apportés.

LÉGISLATION

Nous nous engageons à respecter les dispositions législatives énoncées dans :

Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1 ; et/ou
Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, LC 2000, c 5.

Humana Groupe Santé est un regroupement de 5 cliniques médicales

• Centre médical Hochelaga
• Clinique médicale 1851
• Clinique médicale De la Cité Parc Lafontaine
• Clinique médicale Maisonneuve Rosemont
• Collectif Médica

Date de dernière mise à jour : 02 novembre 2023